Dietrich hat geschrieben:
"Wo kommen denn diese Buchungen jetzt schon wieder her?"
"Die sind automatisch!"
"Wie automatisch?"
Das war jetzt aber nicht Dein Ernst, oder?
Woher die Buchungen kommen, sieht man doch an den Schlüsseln. Diemeisten davon kommen vom System selbst, ohne dass jemand in Akten wühlen muss.
Zum Beispiel hat da jemand, der das Recht dazu hat, irgendwelches Material für Eure Firma bestellt.
Selbstverfreilich belastet das das entsprechende Kreditorenkonto. Da muss man ja nicht extra noch mal der Buchhaltung einen Brief schreiben, dass man da gerade etwas gekauft hat. etc. etc.
Bei den Debitoren läuft es genau so. Mit einer verbindlichen Bestellung geht Euer Kunde Euch gegenüber eine Schuld ein, welche vorerst auf einem Zwischenkonto "geparkt" wird. Gleichzeitig wird ein Ticket erstellt, welches automatisch bei korrektem Zahlungseingang eine Gutschrift auf dem entsprechenden Konto in Eurem Hauptbuch auslöst. usw.
Ich habe keine Ahnung, für was für eine Art von Unternehmen Du arbeitest, aber z.B. fließt jeder Verkauf einer Fischdose bei einem globalen Supermarkt sofort in die aktuelle Konzernbilanz ein, wenn die Kassiererin den entsprechenden Zahlungseingang bestätigt.
M.a.W. jede Buchung im R/3 wird grundsätzlich so nahe an der Quelle erfasst, wie nur möglich, und von dort aus an das Gesamtsystem übergeben. Und sollte sich da eine Unstimmigkeit ergeben haben, veranlasst das System ganz von sich aus die nötigen Stornobuchungen, Korrektureinträge und Umbuchungen - ganz nach GOB und US-GAAP oder beliebiger sonstiger Buchführungsvorschriften.
Und so beantwortet sich auch die Frage, woher diverse Buchungen kommen, die man wahrscheinlich nicht selbst vorgenommen hat.
Ergo braucht sich Eure Firma nur noch um diejenigen zu kümmern, die nicht vereinbarungsgemäß liefern bzw. zahlen und die entsprechenden Mahnungen werden auch automatisch generiert, nebst Zinsberechnungen und allem, was dazu gehört.
Dann lässt man einfach einen entsprechenden Report darüber laufen, der nur noch das herausfiltert, was man sich als Mensch genauer ansehen sollte, weil die Programmierer nicht alles vorhersehen können, was die User sich wünschen.
Aber es ist natürlich eine Frage der Unternehmensphilosophie und -kultur, inwieweit man solche Prozesse von der IT abdecken lässt, oder wie viele Schreibtische an einem Geschäftsvorgang beteiligt werden sollen.
