Dokumente und Urkunden aus Deutschland für Russland

[Magdeburg-Moskva]

An dieser Stelle möchte ich kurz zusammenfassen, wie deutsche Dokumente in Russland akzeptiert werden müssen.

In vielen Verwaltungsverfahren in Russland müssen zwangsläufig Urkunden und Dokumente aus Deutschland vorgelegt werden. Die häufigsten Vorgänge sind:

• Gründung oder Schließung einer Firma oder Repräsentanz
• Heirat
• Ehescheidung
• Beantragung von Aufenthaltstiteln oder einer Arbeitsgenehmigung für Russland (das normale Besuchsvisum ist nicht gemeint).
• Verkauf von Immobilien
• Vollmacht, damit eine Vertrauensperson bestimmte Handlungen vornehmen kann (einfache handgeschriebene Vollmachten ohne Beglaubigung reichen meist nicht aus)

Wie der Text der Urkunde aussehen muss, kann ich an dieser Stelle nicht sagen, da muss man sich möglichst an die russischen Empfehlungen halten.

Der Ablauf ist, vereinfacht gesagt, folgender

"Eigene" Urkunden

z. B. Vollmachten, Antragstexte usw.

1. Erstellung des jeweiligen Urkundentexts in deutscher Sprache (z. B. für eine Vollmacht)
2. Beglaubigung der Unterschrift des Ausstellers bei einem Notar.
3. Einholung der Apostille beim zuständigen Landgericht (in einigen Ländern Amtsgericht)
4. Versand der Urkunde nach Russland
5. Anfertigung einer Übersetzung
6. Beglaubigung der Übersetzung durch den russischen Notar
7. Bei Bedarf Anfertigung von Kopien und deren erneute Beglaubigung durch einen russischen Notar (kann derselbe Notar sein, der auch die Übersetzung beglaubigt hat

Urkunden und Bescheinigungen von deutschen Behörden, Gerichten

z. B. Meldebescheinigung, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunde, Scheidungsurteil, Handelsregisterauszug, finanzamtliche Bescheinigung, Führungszeugnis, Hochschulzeugnis, Schulzeugnis

1. Einholung der Urkunde, Bescheinigung usw.
2. Einholung der Apostille beim zuständigen Amts-/Landgericht oder der Bezirksregierung (siehe unten)
3. Versand der Urkunde nach Russland
4. Anfertigung einer Übersetzung
5. Beglaubigung der Übersetzung durch den russischen Notar
6. Bei Bedarf Anfertigung von Kopien und deren erneute Beglaubigung durch einen russischen Notar

Hinweise

Auf die Beglaubigung durch das Einwohnermeldeamt oder Bürgerbüro usw. sollte verzichtet werden, da in Russland zumeist eine notarielle Beglaubigung gefordert wird.

Für die Vertretung juristischer Personen (Unternehmen) muss zumeist die Vertretungsberechtigung nachgewiesen werden, z. B. durch eine Abschrift des Handelsregisterauszugs. D. h., es ist sinnvoll, wenn ausschließlich der/die Geschäftsführer und/oder Prokuristen gemäß Zeichnungsvollmacht unterschreiben. Eine dazwischengeschaltete Vollmacht für einen Mitarbeiter, z. B. Exportleiter ohne Prokura, erschweren das Ganze nur.

"Diese Urkunde wurde elektronisch erstellt und ist ohne Unterschrift gültig" => gilt nicht für das Ausland.
Weisen Sie die Behörde darauf hin, dass Sie die Unterlagen im Ausland vorlegen müssen und diese daher unterschrieben und gesiegelt sein muss. Das weiß sowohl das Handelsregister. Ebenso hält das Bundesamt für Justiz entsprechende Informationen zum Thema "Führungszeugnis für das Ausland" bereit.
Auch nur eine Unterschrift ist meist nicht ausreichend, es muss bei einer Behörde ein Siegel beigefügt werden.

Zeugnisse
Nicht immer will man sich sein schönes Original-Uni-Zeugnis durch Apostillen und Stempel usw. optisch verunstalten lassen. Die Prüfungsämter können Ausfertigungen, bzw. Zweitschriften ausstellen. Ausfertigung und Zweitschrift bitte nicht mit der beglaubigten Kopie verwechseln. "Die Ausfertigung vertritt die Urkunde im Rechtsverkehr" oder so ähnlich heißt es im Beurkundungsgesetz. Die beglaubigte Kopie tut dies nicht. Auch von anderen, vor langem ausgestellte Urkunden können Ausfertigungen erteilt werden, vor allem, von notariellen und gerichtlichen Unterlagen.

Die russischen Behörden sind nicht an die Übersetzung eines in Deutschland ansässigen beeidigten Übersetzers gebunden, auch wenn dessen Unterschrift ebenfalls durch Notar und/oder Gericht beglaubigt werden. Kann funktionieren, muss nicht. Dies schreibt übrigens ein beeidigter Übersetzer, der mit seiner Tätigkeit Geld verdienen will. Daher besser in Russland übersetzen und vom russischen Notar beglaubigen lassen.

Der Urkundentext, z. B. Vollmachts- oder Antragstext, sollte in deutscher Sprache verfasst werden. In einigen Fällen bestehen die russischen Behörden darauf (Anmeldung von nichtkommerziellen Organisationen in Russland). Die deutschen Notare können sich weigern, die Unterschrift unter einem fremdsprachigen Text zu verweigern (vorherige Absprache empfohlen). Die Beglaubigungstexte der Notare und Gerichte müssen ebenfalls ins Russische übertragen werden.

Muss z. B. ein russisches Formular ausgefüllt werden, hilft im Notfall nur, dies erst ins Deutsche zu übersetzen (nicht unbedingt beglaubigt), auszufüllen und dann die oben genannten Schritte für "eigene Urkunden" zu gehen. Die meisten russischen Formulare findet man im Netz als editierbare xls oder doc-Dateien, zumindest entfällt der Formulargestaltungskrampf.

Ich empfehle bei den Formalia die Hosenträger-Gürtel-Methode.


Zuständige Behörden für die Apostille (Beglaubigung/Legalisierung zur Verwendung im Ausland)

• Für die Notare und Gerichte --> Landgericht, manchmal auch Amtsgericht
• Für die sonstigen Behörden eines Landes (Meldebehörde, Standesamt) --> Landesverwaltungsamt, Bezirksregierung, Innenministerium, Nds.: Polizeipräsidum Braunschweig
• Für die Bundesbehörden --> Bundesverwaltungsamt

Hoffentlich schaffe ich mal, dies zu ergänzen. Hier sprechen > 10 Jahre Erfahrung als beeidigter Übersetzer und > 5 Jahre Erfahrung als Repräsentanzleiter in Russland.

[Dietrich]

[Wladimir30]

Ich brauchte erstmal ne ganze Weile, bis ich den Ausdruck "die Hosenträger-Gürtel-Methode" kapiert hatte. Mei, da fühlt man sich dann so richtig oberblöd.

Aber vielen Dank für diese konkrete und aussagefähige Übersicht!!!

[zimdriver]

... ich versteh´den Ausdruck immer noch. Hosenträger statt Gürtel? Hosenträger als Gürtel? Nichts von beiden, dafür rutscht Hose?

[Dietrich]

... ich versteh´den Ausdruck immer noch. Hosenträger statt Gürtel? Hosenträger als Gürtel? Nichts von beiden, dafür rutscht Hose?

Eher beides gleichzeitig: Doppelt gemoppelt hält besser.

[juwong]

Ich habe hierzu noch mal eine Frage:
Es geht um eine Bekannte, die in Sibirien 2001 ein Haus gekauft hat von Leuten, die nach Deutschland ausgewandert sind. Es wurde kein Kaufvertrag gemacht, keine Vollmacht ausgestellt, nur die originalen Dokumente übergeben (svidetelstvo). -Solches habe ich immer wieder gehört, die Menschen waren einfach dumm, auch in dieser wilden Zeit damals die Dokumente nicht gemacht zu haben!- Um aber das Haus auf sich zu überschreiben, muss meine Bekannte jetzt eine Vollmacht von der ehemaligen Besitzerin haben, die -wie gesagt- in Deutschland ist, ich könnte sie dazu motivieren.
Hat jemand eine Ahnung wie das beim Notar gehen kann? Ist von den damaligen Besitzern z.B. noch der russische Pass nötig?
Danke, Wolfgang

[Magdeburg-Moskva]

Ich habe hierzu noch mal eine Frage:
Es geht um eine Bekannte, die in Sibirien 2001 ein Haus gekauft hat von Leuten, die nach Deutschland ausgewandert sind. Es wurde kein Kaufvertrag gemacht, keine Vollmacht ausgestellt, nur die originalen Dokumente übergeben (svidetelstvo). -Solches habe ich immer wieder gehört, die Menschen waren einfach dumm, auch in dieser wilden Zeit damals die Dokumente nicht gemacht zu haben!-

Man kann sie dafür nicht verurteilen, bis 2006, meine ich, ging einiges drunter und drüber.
Erst seit Internet überall und halbwegs verständlichen Informationen bei Behörden und seit dem Zugang zu Gesetzestexten ändert sich da bei einigen Menschen einiges. Leider noch bei viel zu wenigen.

Um aber das Haus auf sich zu überschreiben, muss meine Bekannte jetzt eine Vollmacht von der ehemaligen Besitzerin haben, die -wie gesagt- in Deutschland ist, ich könnte sie dazu motivieren.
Hat jemand eine Ahnung wie das beim Notar gehen kann? Ist von den damaligen Besitzern z.B. noch der russische Pass nötig?
Danke, Wolfgang

Ich weiß nicht, ob Vollmacht das richtige Dokument ist. Wahrscheinlich eine Mischung aus Einverständniserklärung und Vollmacht. Die jetzige Hausbewohnerin - Deine Bekannte - sollte die zuständige russische Behörde konsultieren, auf den Umstand des Umzugs der ehemaligen Besitzerin nach DE hinweisen, ebenso auf Namensänderungen, Vollmacht-Erklärungs-Text abstimmen und weitere erforderliche Unterlagen abfragen/ abstimmen. Auch sagen, was gebracht werden kann und was nicht.

Beim deutschen Notar benötigt sie keinen russischen Pass, nur ihren aktuellen deutschen Personalausweis oder den russischen Pass mit deutschem Aufenthaltstitel. Der Notar wird hinweisen, dass er für das russische Recht nicht berät, vorschlagen, Rechtsgutachten einzuholen, dieser Vorschlag wird ignoriert. Dann wird die Erklärung / Vollmacht aufgesetzt und beurkundet. Oder der Notar beglaubigt ohne weiteres die Echtheit der Unterschrift. Dann siehe oben.

Der Text von Erklärung / Vollmacht muss auf deutsch vorliegen. Die Hausbesitzerin hat bei einer Beurkundung theoretisch das Recht auf eine "schriftliche" Übersetzung bzw. das Beisein eines Dolmetschers ins Russische, wenn sie nicht ausreichend Deutsch kann.

Wenn sich der Name durch Anpassung des Namens oder Heirat / Scheidung / Heirat / Scheidung usw. usf. geändert hat, muss die ehemalige Besitzerin diese Unterlagen beibringen und apostillieren lassen, siehe oben.

Auch wenn die Behörden scheinbar auf Apostille usw. verzichten, besser, man hat sie vorher eingeholt, bevor es später Ärger gibt oder Schmiergeld fließen soll.

Viel Erfolg

[knutella2k]

Heyjo danke! Gleichmal nen Lesezeichen setzen hier...